[ubermenu config_id="main"]

Тайм менеджмент на пальцях – 10 технік як вижити і встигнути все!

Тайм менеджмент, управління часом - особисті напрацювання Людмили Калабухи

 

Я зашиваюся… Врятуй мене!

Саме так починався лист від моєї подруги – одного з найавторитетніших маркетологів Західної України.

Що таке управління часом для сучасної людини? Життєво важливе питання  – особистої ефективності та продуктивності. Шалений ритм життя, великий потік інформації: як все встигати, як правильно керувати своїм часом?

А скільки разів вводили в Google “тайм менеджмент книги” або просто “time management”? А скільки разів ви складали список справ, можливо, відвідували тренінги з тайм менеджменту, щоб нарешті навчитися як керувати своїм часом?

Планування часу, або де взяти час на всю-всю роботу, приробітки та cім’ю і життя в решті решт?

На це питання я знайшла відповідь! Це працює в мене, це працює в моїх клієнтів, це буде працювати у вас!

 

10 технік тайм-менеджменту “на пальцях”, які використовую я.

 

          1. Матриця Ейзенхауера. Вона працює! :)

34 президент США Ейзенхауер придумав свою систему визначення пріорітетів, які справи робити першочергово, яка відома як матриця Ейзенхауера.

Вона в мене довго не “входила”, я не розуміла, як її застосовувати і чого з нею всі так носяться, поки не “прочитала” її по-своєму. І для мене все стало на свої місця.

Отже, матриця Ейзенхауера від Калабухи, як я її зрозуміла і успішно використовую.

Виділити серед всього списку ваших справ

 

 - термінові/важливі

Що це таке? Те, що терміново треба зробити вам самому в першу чергу.

Що горить, крім вас це не зможе зробити ніхто, і якщо ви цього не зробите вчасно до конкретно визначеною дати, то це матиме неприємні репутаційні наслідки, можливу втрату грошей або ймовірність їх незаробляння. А також те, що зразу принесе гроші.

Ось вам і зразу чудова мотивація діяльності! Гроші!

 

 - термінові/неважливі.

Тобто такі справи, які хтось може виконати за ваc. Знайдіть помічників, які би в чітко зазначений термін все потрібне зробили.

“Хочеш щось зробити добре, зроби сам” для керівника та власника бізнесу – це хибний шлях!

Особливо, якщо справа стосується щось кудись завезти або отримати по дорозі. “Заодно ще і це зроблю, з цими переговорю, заберу посилку з “Нової пошти” – саме непродуктивне, що тільки можна придумати.

 

 - важливі/нетермінові

Те, що можете зробити тільки ви і делегувати їх в силу ряду причин не можете або не маєте права (конфіденційність або репутаційні наслідки).

 

 - неважливі/нетермінові.

Не робити. Вірити, просто не робити їх і все. В нас є, чим зайнятися і що робити. Коли я для себе відкрила цей чудодійний секрет, в мене вивільнилася величезна кількість часу!

 

"Смартфест", Львів.

Розказую про те, як вести переговори, на форумах і конференціях.

 

          2. Чіткий план роботи!

Вcтановити собі чіткий план роботи, як робити ці справи.

В якому порядку яку справу робити і постановити собі чіткий дедлайн, коли їх закінчити.

Якщо справа якась дуже велика, то розбити її на невеликі частини і кожен день робити якісь фрагмент роботи.

Головне, почати! “Початок - половина справи” – казали давні греки. А не впадати у розпач, як нормальна людина це зможе зробити, а головне – коли? Перевірено!

Коли я тільки починаю щось робити, то вже все не так страшно. Я пішла по цьому шляху. І я його здолаю!

 

          3. Правильно делегуємо!

Організувати свій час, делегувавши по-максимуму все, що тільки можуть зробити інші люди!

Що  і як правильно делегувати?

Те, що не вмієте зробити, а треба.

  1. Те, що не подобається.
  2. Те, що подобається і вмієте робити, а воно не приносить грошей.
  3. Рутинні справи, які цілком можуть зробити інші, а самій зосередитися на стратегічних завданнях бізнесу.

Я дуже люблю готувати і прибирати в хаті. Та я цього не роблю, бо це займає час, за який я можу зробити роботу, яка оплатить вартість послуг моєї помічниці по господарству на кілька місяців вперед.

Дівчата! Помічниця по господарству для ділової жінки, це не розкіш, а така сама необхідність сучасного світу, як інтернет або мобільний телефон.

 

          4. Ліквідовуємо “викрадачів часу”!

Ми маємо час як ресурс, тому необхідно визначити і ліквідувати “викрадачів часу”. На які непотрібні заняття він зливається?

Як це зробити? Як загалом заміряти показики витрат часу?

Протягом двох днів записувати всі дії, які робиш і час, скільки на це йде. Таким чином визначаються жахливі втрати часу на ніщо. Якщо вже зовсім не маєте терпіння, то один день!

Як визначити, що це не потрібна дія?

Вона не приносить грошей. Вона не є відпочинком. Вона не просуває вашу справу вперед. Ви почуваєтеся спустошеним, коли ви це робите і відчуваєте внутрішній дискомфорт.

В мене це була безкінечна перевірка статистики:

  1. скільки людей відвідало мій сайт,
  2. скільки лайків та коментів набрав пост в соцмережах,
  3. скільки людей відкрило мій лист з розсилки?

 

За два дні спостережень, я зрозуміла, що на це зливається 3 години кожного дня! Кожного! Час мого безцінного життя!

Що зміниться від того, якщо я це не буду перевіряти по 15 разів на день?

Буде більше лайків чи заходів на сайт?

А змінилося от що! В мене вивільнився час для написання нової статті, яка точно принесе мені більше заходів на сайт і більше клієнтів. А також час на себе і свої справи. Нагадаю: 3 години кожного дня!

 

Книгарня "Є", Львів.

Мої тренінги традиційно збирають аншлаги!

 

          5. Вміємо сказати “ні”!

“Ні” всім, хто хоче забрати наш час на непродуктивні справи і розмови.

  • Подругам, які дзвонять “потриндіти” або приходять без попередження, коли проходять поряд.
  • Людям, які навантажують нас справами, що не входять ні до наших посадових обов’язків, ні до наших із ними усних домовленостей.
  • Всім, хто не приносять нам ні радості, ні користі, ні грошей, а один тільки дискомфорт.

Про вміння правильно відмовити і ніколи не обіцяти того, що ви виконувати не будете, читатйте в моїй статті  “Як Наталині сосиски руйнують ваш бізнес” 

 

          6. Використовуємомертвий” час!

Що це таке?  Вимушене очікування в черзі у лікаря, замовлення в ресторані, під час нудної наради, в транспорті, в аеропорті…

Як тільки в мене зявляється така відносно вільна хвилина, я всі думки зразу нотую в “Замітках” свого айфону. Під час моєї епічної 42-денної подорожі Південною Америкою я написала в аеропортах (7 перельотів), на вокзалах та в поїздах у айфоні 55 (!!!) статей та постів на свої сторінки в соцмережах та на блог.

Ось одна з них про неймовірні знайомства під час подорожі на океанському лайнері “Як знайти і переконати потрібну вам людину: досвід зірки автостопу!”

 

          7. Пишемо список справ!

Так! Старий добрий список справ! Керувати часом це – кожну справу максимально  дрібнити на окремі операції.

Наприклад:

- Взяти відгук з Марії про результати тренінгу, який я проводила в її компанії.

І у вас буде відчуття глухого кута, що ви щось робите, робите, а справа з місця так і не зрушила. В цьому випадку скласти план роботи можна наступним чином

 

Пункт “Марія” та підпункти:

  1. подзвонити Марії і взяти відгук,
  2. надрукувати те, що вона сказала,
  3. скачати її фото з інтернету,
  4. в папку “Марія” помістити відгук Марії + фото,
  5. відіслати листа програмісту з детальною інструкцією та дедлайном,  як і коли це викласти на сайт.

Поетапно пишете і робите. Ставите пташку біля кожного пункту. Це дуже допомагає людині організувати свій час.

Що це дає? Ви краще розумієте часові витрати на ті чи інші ваші завдання, краще сплануєте як правильно керувати часом. Завжди робіть запас часу.

Наприклад, до Марії ви можете не зразу додзвонилася.  Або вона не зможе розмовляти.

Тоді переходите до наступних справ.

Це може вам зайняти півдня.

 

          8. Лягаємо спати сьогодні, а встаємо завтра!

Я також сиділа до 2 ночі, а потім із важкими емоційними втратами прокидалася.

На всі вмовляння рідних, близьких, друзів та навіть лікарів, я кричала, що я “сова” і ніхто мене не виправить!

Постійно ходила втомлена та розбита, особливо, якщо в мене був ранішній тренінг або виїзд в інше місто.

Ситуацію ускладнювало ще те, що мій чоловік – “жайворонок”. Він прокидається о 5-6 ранку, а о 20.30, найпізніше о 21.00 вже спить, саме в той час, коли в мене починався пік активності і я прагнула спілкування.

Ми практично не бачилися і не спілкувалася, живучі в одній хаті.

Я зрозуміла, що так більше тривати не може, що я втрачаю кохану людину. І через що? Через шкідливі для здоров’я звички і власний егоїзм.

І що ви думаєте? Півроку тому я перестала бути “совою”! Живу як “жайворонок”.

Мало того, що я вижила, я тепер бачуся з чоловіком, не ходжу розбита і все-все встигаю.

 

Калабуха. Камбоджа

Я не тільки працюю, а і майндрую відчайдушно! Це - Камбоджа!

 

Я просто опишу, що я роблю кожного тижня:

- пишу книги, які приносять користь людям. Наприклад, про те як правильно робити знижки і правильно встановлювати ціни на свої послуги - детально описано у моїй книзі “Ігри з цінами: 121 спосіб продавати дорого”

- Пишу по кілька статей (свій блог, 2-3 найавторитетніший ділові ресурси України друковані та інтернет-видання).

- веду 7 соцмереж – САМА! І всюди різна інформація, обовязково читайте мою статтю “5 помилок, через які не працюють ваші соцмережі”, яку передрукувало вже декілька професійних ділових видань України.

- проводжу тренінги і консультації в самих різних компаніях та для підпрємців, які потребують ретельної і дуже відповідальної підготовки. Вам цікаво, що робити, якщо мова зайде про конкурентів, про те, що в них дешевше або цікавіші умови?  Читайте тут!

- виступаю на радіо, ТВ, конференціях, бізнес-сніданках та інших заходах, інколи по 2 в день.

- керую свій ювелірний бізнес (завдання менеджерам, закупки, ремонти, переговори з виробниками, постачальниками та ювелірами), до речі про те, як важлива правильна дистанція в продажах – написано у моїй статті “На якій дистанції купують все!”

- допомагаю чоловіку з маркетингом акваріумного бізнесу - ось наш сайт  http://aqua-svit.com.ua/, співвласником якого я є;  якщо кому найкращих акваріумний рибок в Західній Україні або у вас є питання по акваріумах - всі до нас в гурпу “Акваріумний світ”

- щоденно бігаю на стадіоні або роблю велопробіжки по лісу, масаж, косметолог, піші походи, екскурсії, гості, мандри.

- мене визнали експертом по мандрам, вже роздала майже сотню інтерв’ю в ЗМІ! Обов’язково читайте “10 правил виживання в кримінальній країні, які врятують ваші гроші і життя”.

 

 

          9. Беремо це все і робимо!

Це і є справжні принципи тайм менеджменту!

Це і є найголовнішим. Ваша самодисципліна, самовиховання. Не на словах, а на ділі бажання скласти план роботи, грамотно організовувати свій час, ставити цілі і досягати їх.

Не казати, що з понеділка може колись.

Або для мене це не підійде.

Я “сова”, я не вмію делегувати, не маю кому, не знаю що…

Та мільйон  інших відмовок, за допомогою яких я постійно себе раніше вмовляла, що це все не для мене. А просто прямо сьогодні впровадити все у життя.

 

10. Пищемо мені в коментарях, що ви все зробили і вас є час на все!

Писала для своєї подруги, а вийшла ціла стаття! Вона зробила все, як я їй написала, в неї все вийшло. І все вийде у вас!

Що скажете?

 

 

Опублікувати коментар

Ваша пошт@ не публікуватиметься. Обов’язкові поля позначені *

Можна використовувати XHTML теґи та атрибути: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>